Rechnungsanforderungen und Vorsteuerabzug
Nicole Lieb • Apr. 09, 2020
Warum ist die Rechnung für den Vorsteuerabzug so wichtig?
Als Unternehmer können Sie die auf einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer ziehen, wenn die Leistung an Sie erbracht wurde. Ohne eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung ist der Vorsteuerabzug eines Unternehmers jedoch nicht möglich. Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder bei einer Außenprüfung wird von den Finanzämtern gründlich geprüft, ob die Rechnungen alle ordnungsgemäß sind. Ist dies nicht der Fall, wird der Vorsteuerabzug versagt. In diesem Blogbeitrag möchte ich darauf eingehen, welche Anforderungen von seiten des Finanzamtes an einer Rechnung gestellt werden, um den Vorsteuerabzug vornehmen zu können.
Form der Rechnung
Jedes Dokument, dass zur Abrechnung einer Lieferung oder sonstigen Leistung dient, ist eine Rechnung. Auf die Bezeichnung kommt es hierbei nicht an. Auch Verträge, wie beispielsweise Mietverträge sind Rechnungen über ein Dauerschuldverhältnis.
Rechnungen können in Papierform, elektronischer Form - per Mail, als Text direkt in der Mail oder als Anhang, etwa als PDF oder Word-Datei, per Fax oder als Web-Download ausgestellt werden. Bei einer elektronischen Übermittlung der Rechnung ist eine Zustimmung des Leistungsempfängers erforderlich. Dieses Einverständnis kann auch über eine Rahmenvereinbarung oder über die AGB eines Unternehmens erfolgen. Egal, welche Zustellungsform für eine Rechnung gewählt wird, die Anforderungen an den Inhalt der Rechnung bleiben gleich.
Mahnungen, Lieferscheine oder Kontoauszüge sind jedoch keine Rechnungen.
Als Unternehmer ist man nach Leistungserbringung, aufgrund des zivilrechtlichen Vertragsverhältnisses verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen. Darüber hinaus besteht aufgrund des § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UstG für den Unternehmer eine Verpflichtung eine Rechnung auszustellen. Diese ist jedoch vom Kunden oder Leistungsempfänger - im Gegensatz zum zivilrechtlichen Anspruch- nicht einklagbar.
Grundvoraussetzung für den den Vorsteuerabzug ist, dass die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit sichergestellt ist. Die Anforderungen für das Kontrollverfahren für diese Voraussetzungen an den Unternehmer sind allerdings nicht hoch und können durch ein gewöhnliches Rechnungsprüfsystem oder durch manuellen Abgleich mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein erfolgen. Ist eine Rechnung inhaltlich korrekt, so geht das Finanzamt automatisch von einem funktionierendem Kontrollsystem aus.
Pflichtangaben in der Rechnung
Folgende Angaben sind in der Rechnung verpflichtend, um den Vorsteuerabzug vornehmen zu können:
- Anschrift und Name des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
- Höhe des Entgeltes (Nettobetrag)
- Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
- ggf. weitere Angaben (bspw. wenn mittels Gutschrift abgerechnet wird, oder falls eine Aufbewahrungspflicht der Rechnung für Privatpersonen besteht.
Bei Kleinbetragsrechnungen
bis zu einem Betrag von 250 € gibt es Vereinfachungen. Hier genügen die folgenden Angaben:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Bezeichnung der erbrachten Leistung
- Entgelt und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
- der Steuersatz bzw. eine Steuerbefreiung müssen ersichtlich sein
Darüber hinaus gibt es weitereBesonderheiten, etwa bei Fahrausweisen, Abrechnungen über Gutschriften, Verträgen über Dauerleistungen die als Rechnungen dienen, Anzahlungen, Organschaften oder wenn das Reverse Charge Verfahren angewendet wird. Hierauf wird in diesem Beitrag nicht näher eingegangen. Sofern Sie weitere Informationen hierzu benötigen, können Sie gern unser Mandantenmerkblatt
hierzu anfordern.
Kann eine fehlerhafte Rechnung berichtigt werden?
Sobald eine Rechnung fehlerhaft ist, wird der Vorsteuerabzug vom Finanzamt versagt. Beruht der Fehler lediglich in einer falschen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Empfänger der Leistung konnte diesen Fehler nicht erkennen, so gewährt die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug trotz des Fehlers. Gleiches gilt wenn es sich um kleinere Schreibfehler beim Namen, der Anschrift oder der Leistungsbeschreibung handelt.
Ist in er Rechnung ein überhöhter Umsatzsteuersatz angegeben (etwa 19 % anstatt 7%), so gilt eine Besonderheit. In diesem Fall ist dem Empfänger nur der Vorsteuerabzug in Höhe der korrekten Umsatzsteuer (hier also 7%) erlaubt.
Bei zu unrecht ausgewiesener Umsatzsteuer bei eigentlich steuerfreien Lieferungen und Leistungen ist ein Vorsteuerabzug nicht zulässig.
Die Korrektur einer Rechnung ist jedoch möglich. Diese kann durch Ausstellung einer neuen Rechnung oder durch Ergänzung bzw. Korrektur der ursprünglichen Rechnung erfolgen. Wichtig ist, dass in der Berichtigung ein eindeutiger Bezug zu der fehlerhaften Rechnung erfolgt (etwa durch einen Hinweis: Hierbei handelt es sich um eine Korrektur unserer Rechnung vom XX.XX.XXXX mit der Rechnungsnummer XYZ).
Es ist zu empfehlen eine Rechnung direkt nach Eingang beim Empfänger auf Ihre Korrektheit zu überprüfen. Bei Vorliegen einer fehlerhaften Rechnung kann der Unternehmer so die Ausstellung einer korrekten Rechnung vor Durchführung der Bezahlung verlangen. Je mehr Zeit nach Rechnungsausstellung vergangen ist, desto schwieriger kann es unter Umständen für den Unternehmer werden, eine korrigierte Rechnung zu erhalten. Die Korrektur der Rechnung kann ausschließlich durch den Aussteller der Rechnung erfolgen (Ausnahme: Gutschriften, hier erfolgt die Bereichtigung durch den Erzeuger der Gutschrift).
Eine korrigierte Rechnung wirkt auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung der Rechnung zurück, so dass für den Rechnungsempfänger keine Nachzahlungszinsen entstehen.
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